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Schermate d'accesso

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Protocollo Informatico

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Fluido

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Gestione documentale

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Alcuni dei nostri clienti

Archivio di Stato di Catania
Digitalizzazione di oltre 500.000 carte appartenenti al Fondo Borbonico, manoscritti del 1800 in diversi formati; fornitura di software per la ricerca e la visualizzazione di immagini.
Comune di Siracusa
Digitalizzazione di oltre 1.000.000 di pagine (delibere, mandati, contratti, ecc.); fornitura di software per la ricerca e la visualizzazione di immagini.
Archivio Storico Messina
Implementazione e avviamento di un sistema di Digitalizzazione, Schedatura e Catalogazione Documentale e Bibliografica di materiale moderno e antico.
Consorzi di Bonifica
Realizzazione del portale ... e Albo Pretorio per: Consorzi di Bonifica 6 Enna - Consorzi di Bonifica 9 Catania - Consorzi di Bonifica 10 Siracusa - Lentini

Archiviazione Ottica

Archiviazione Ottica

Archiviazione ottica dei documenti

Con oltre 12 anni di esperienza nel settore dell'archiviazione ottica (dell'outsourcing archivistico), la Digital Tech srl, ha già realizzato importanti progetti per diversi Enti pubblici.

Attraverso innovativi strumenti informatici e personale qualificato, offriamo soluzioni personalizzate per l'archiviazione dei documenti in formato cartaceo ed elettronico, garantendo la possibilità di realizzare notevoli risparmi e valorizzare il patrimonio documentale.

La digitalizzazione e l'archiviazione informatica dei documenti crea, infatti, benefici sia per le imprese che per le amministrazioni (e quindi per i cittadini), che decidono di attivare questo servizio, in termini di semplificazione, minori costi, efficienza, innovazione e trasparenza. Le imprese e gli enti pubblici producono, nel corso della loro attività, una notevole quantità di documenti e di informazioni, importantissimi sia dal punto di vista quantitativo, sia, soprattutto, dal punto di vista qualitativo. La conservazione di questo patrimonio comporta inevitabilmente costi, che devono essere gestiti adeguatamente. Se non si introduce un processo di gestione della documentazione efficace si causa una perdita di controllo sui costi e un mancato recupero della produttività del personale impiegatizio. L'archiviazione ottica non deve infatti rappresentare una pura spesa ma, al contrario, costituire elemento di supporto per lo svolgersi dell'attività, produrre vantaggi quale fonte primaria di informazione e permettere la valorizzazione del patrimonio documentale.

L'obiettivo di chi richiede un servizio di archiviazione ottica di documenti deve essere quello di introdurre un sistema di gestione documentale che permetta un controllo generale e integrato sulla formazione e conservazione della documentazione archivistica prodotta e ricevuta in modo da rendere:

  • efficiente l'attività amministrativa, attraverso lo snellimento delle procedure e la conseguente ottimizzazione dell'impiego delle risorse umane e strumentali;
  • efficace la struttura organizzativa, derivante dalla possibilità di disporre con grande immediatezza di informazioni di diversa natura;
I principali vantaggi dell'archiviazione ottica:
  • Vantaggi di accesso e gestione della documentazione digitalizzata, si eliminano gli inevitabili smarrimenti o erronei riposizionamenti negli archivi fisici con una conseguente riduzione degli spazi dedicati agli stessi archivi;
  • riduzione dei costi di gestione;
  • più sicurezza per la salvaguardia dei documenti in quanto questa procedura garantisce l'inalterabilità degli stessi e la possibilità di creare più archivi di sicurezza;
  • condivisione e integrazione delle informazioni;
  • miglioramento dell'immagine, risposte sempre pronte e certe, in qualsiasi momento.
Le varie fasi del processo di lavorazione:
  • Analisi delle problematiche e progetto della struttura organizzativa degli archivi elettronici.
  • Definizione delle infrastrutture tecnologiche.
  • Test operativo e verifica dei risultati.
  • Ritiro della documentazione cartacea.
  • Scansione.
  • Indicizzazione dei documenti acquisiti.
  • Controllo qualità.
  • Registrazione delle informazioni acquisite su server dell'amministrazione o su un Hard Disk esterno (bastano pochi Gb) condiviso.
  • Allineamento della base dati con i documenti correnti con integrazione della nuova soluzione nel sistema informativo.
  • Restituzione del cartaceo.
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