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Virtual Desktop

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Protocollo Informatico

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Fluido

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Gestione documentale

Gestione documentale

Alcuni dei nostri clienti

Archivio di Stato di Catania
Digitalizzazione di oltre 500.000 carte appartenenti al Fondo Borbonico, manoscritti del 1800 in diversi formati; fornitura di software per la ricerca e la visualizzazione di immagini.
Comune di Siracusa
Digitalizzazione di oltre 1.000.000 di pagine (delibere, mandati, contratti, ecc.); fornitura di software per la ricerca e la visualizzazione di immagini.
Archivio Storico Messina
Implementazione e avviamento di un sistema di Digitalizzazione, Schedatura e Catalogazione Documentale e Bibliografica di materiale moderno e antico.
Consorzi di Bonifica
Realizzazione del portale ... e Albo Pretorio per: Consorzi di Bonifica 6 Enna - Consorzi di Bonifica 9 Catania - Consorzi di Bonifica 10 Siracusa - Lentini

Workflow Determine Delibere

Gestione Documentale

Flusso Interno Documentale

Premessa

Per migliorare e integrare la Gestione Elettronica Documentale, abbiamo realizzato una procedura che non era presente all'interno del nostro applicativo Fluido (Flussi Interni Documentali). Abbiamo cosè sviluppato un modulo che permette di eliminare totalmente la carta per la gestione delle Delibere e delle Determine.

Obiettivo

Eliminazione completa del supporto cartaceo e procedura standardizzata per l'iter di una Determina o di una Delibera di Giunta o di Consiglio direttamente su supporto elettronico.

Caratteristiche di sistema per i client che partecipano al Flusso Documentale

  • Browser Mozilla Firefox;
  • driver per la firma digitale preinstallati;
  • firma digitale.

Come funziona

Abbiamo individuato all'interno della procedura gli uffici interessati al procedimento e ad essi abbiamo assegnato dei ruoli. Gli uffici interessati sono: l'ufficio proponente, la ragioneria, l'ufficio che registra le delibere e le determine, il messo comunale. Gli uffici al loro interno possono avere una o più persone delegate che portano avanti il procedimento. L'ufficio Proponente: è l'ufficio o il Capo Settore che propone la Determina. La determina viene preparata in formato odt o doc e in automatico passa per le modifiche alla Ragioneria. La Ragioneria: viene aperto il documento proveniente dall'Ufficio proponente, si controlla che ci sia la disponibilità nel capitolo di spesa dopodiché passa per le modifiche all'Ufficio Registrazione Delibere e Determine. L'Ufficio Registrazione Delibere e Determine: viene modificato il documento originale con l'assegnazione del numero di registrazione progressivo e della data di registrazione. A questo punto dal punto di vista formale il documento è pronto, il sistema in automatico, una volta che l'ufficio delibere e determine ha assegnato il numero e la data, lo trasforma dal formato ODF o Doc nel formato PDF e da questo momento il documento nel formato PDF diventa non modificabile.

Il documento torna in automatico indietro per essere firmato digitalmente nell'ordine:

  • dall'ufficio proponente
  • dalla ragioneria
  • dall'ufficio registrazione delibere e determine
  • dal messo comunale, il quale dopo aver apposto l'ultima della quattro firme digitali sul documento provvederà alla pubblicazione sull'Albo Pretorio.

Risultato:

alla fine dell'iter, proposto dal flusso documentale, partendo da un file modificabile del tipo ODT o Doc, si ottiene la Delibera o la Determina nel formato PDF con le firme digitali di tutte le persone che hanno partecipato alla stesura del documento stesso.

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