Protocollo Informatico

La soluzione software proposta per la gestione del Protocollo Informatico è un programma semplice e nello stesso tempo affidabile, per essere utilizzato anche da chi ha poca familiarità con l’informatica è disponibile sia nella versione client-server che in quella web-based.

L’applicativo di Protocollo Informatico DigitalPro® è stato sviluppato utilizzando una tecnologia moderna, capace di interagire con altri sistemi di Protocollo di altre pubbliche amministrazioni nel rispetto delle norme in materia di protocollo informatico e gestione informatica dei documenti.

Il Nostro Software Consente

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Gestione integrale dei documenti in formato elettronico

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Funzionalità gestionali e di accesso di tipo avanzato

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Riduzione della gestione cartacea dei documenti

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Supporta i più comuni DBMS

Attività di Formazione

La soluzione software proposta è sempre accompagnata da una attenta e completa attività di formazione, dovranno, infatti, essere previste le seguenti tipologie di formazione:

Formazione per gli addetti al servizio di protocollo

Formazione per gli amministratori del sistema ed i responsabili del Servizio di gestione informatica dei documenti

Formazione per gli utenti del sistema documentale

La formazione sarà svolta secondo modalità e calendario concordato con l’Azienda

Altre caratteristiche dell’applicativo

.Ricerca e consultazione dei documenti: per reperire, in maniera semplice ed intuitiva, informazioni immesse durante le registrazioni di protocollo. Se sono stati archiviati documenti, tramite scanner, è possibile effettuare preview, ingrandimenti, rotazioni e stampe.
Stampa e memorizzazione del Giornale di protocollo:su supporto informatico e/o su supporto cartaceo.
Stampa della ricevuta: a seguito della registrazione di protocollo, o anche successivamente, con: numero di protocollo, data, mittente, oggetto. Il report è personalizzabile.
Oggetti parametrizzati: per creare, preliminarmente, diverse tipologie di protocolli che si ripetono spesso e richiamarli all’occorrenza, effettuando solo piccole modifiche con un notevole risparmio di tempo.
Firma digitale: la caratteristica fondamentale di questo sistema è la garanzia della conformità all’originale del documento informatico. Sono utilizzati i meccanismi di autenticazione e firma digitale pesante conforme alle norme dettate dalla CNIPA.
Distribuzione dei documenti: sono inviati ai destinatari interni tramite l’invio di messaggi. Ciascun documento è salvato in un unico archivio e non duplicato in varie caselle di posta, ottimizzando l’occupazione di spazio sul disco del server.
Generazione del Protocollo di Emergenza: qualora non fosse possibile utilizzare le procedura informatica per cause tecniche il Responsabile del servizio di Protocollo autorizza lo svolgimento manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su un registro di emergenza cartaceo. Una volta ristabilite le normali condizioni di funzionamento sarà lo stesso Responsabile ad attivare il cosiddetto Protocollo di Emergenza per protocollare in modo univoco e senza possibili ambiguità i documenti inseriti nel Registro di Emergenza.
Controlli sugli accessi e le sulle attività svolte dagli utenti.
Annullamento di una registrazione di protocollo secondo quanto contenuto nel D.P.R. 445/2000, garantendo la conservazione permanente dei dati annullati.
Verifica Protocollo mittente per evitare duplicazioni.
Gestione integrata all’interno del protocollo delle PEC e delle email (sia in arrivo che in partenza).
Gestione delle fatture elettroniche attraverso un collegamento diretto allo SDI.
Gestione di un titolario impostato su su due o tre livelli organizzato in forma gerarchica.
Ricerche e statistiche per analizzare la base dati creata.
Gestione di altri dati accessori modificabili.
Backup e Ripristino della base dati: il programma prevede, in automatico, la creazione di copie di backup dei dati archiviati, sia in locale che in un eventuale server esterno per aumentare la sicurezza e la pronta reperibilità in caso di crash del sistema o dell’hardware.